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PROCEDIMIENTO |
| Atención de Solicitudes para Mantenimiento de la Infraestructura Vial Rural | |
| Versión 2 | |
| Código GMH-GRT-PR-010 |
| Proceso Infraestructura | Estado Vigente |
| 1. OBJETIVO | ||||||||||||
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| 2. ALCANCE | ||||||||||||
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| 3. RESPONSABLE | |||
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| 4. CONDICIONES GENERALES | ||||||||||||
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| 5. DEFINICIONES | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
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| 6. DOCUMENTACIÓN EXTERNA RELACIONADA | ||
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| 7. DESARROLLO |
| QUÉ SE HACE | QUIÉN LO HACE | REGISTRO | CÓMO LO HACE |
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| Solicitar la visita al sitio donde se presenta la necesidad de mantenimiento. | - ciudadano |
Oficio Correo Electrónico Solicitud personal PQR |
Mediante oficio, correo electrónico, solicitud personal o telefónica, los ciudadanos solicitan a la Secretaría de Obras Públicas una visita técnica para hacer valoración de la necesidad del mantenimiento requerido. Esta solicitud también puede ser realizada por entidades competentes como Corpocaldas, Personería o el Cuerpo Oficial de Bomberos. |
| Delegar la realización de la visita | - Secretario de Despacho Obras Públicas |
GED |
Mediante la entrega del oficio o asignación del GED con el requerimiento, el Profesional Universitario del grupo de vías rurales realiza o delega la realización de la visita en el funcionario que considere competente. |
| Recibir la delegación y programar fecha de visita | - Profesional Universitario Obras Públicas - Técnico Operativo |
Cronograma o agenda personal |
De acuerdo a la disponibilidad del cronograma o agenda que maneja cada funcionario y del transporte, este programa la visita in situ para dar trámite a la solicitud |
| Ubicar el sitio y llamar al Peticionario solicitante | - Profesional Universitario Obras Públicas - Técnico Operativo |
Cronograma o agenda personal |
El día de la visita, el funcionario que la realizará, ubica el sitio con los datos de dirección suministrados para conocer la ruta a seguir, si es necesaria la presencia del solicitante se realizará la llamada a este y se concertará una hora de llegada al sitio. De lo contrario, se procederá a realizar la visita |
| Realizar la visita In-Situ | - Profesional Universitario Obras Públicas - Técnico Operativo |
Observación o recolección de información |
En el sitio de la visita, se llega directamente al punto de la problemática, se hace inspección visual y se acompaña de registro fotográfico. De acuerdo a la observación, se analizan las causas y hacen las observaciones de los hallazgos y de las recomendaciones del tipo de mantenimiento y/o intervención a realizar. |
| Elaborar el informe de visita y respuesta al Peticionario con las respectivas copias y firmas. |
- Profesional Universitario Obras Públicas - Técnico Operativo |
- acta para visitas de inspección, observación o recolección de información Acta para visitas de inspección, |
El informe debe contener principalmente lo siguiente: - Descripción de lo observado en el momento de la visita - Concepto técnico con las posibles causas del evento, siempre y cuando hayan podido ser evidenciadas en la visita. - Recomendaciones y conclusiones de la visita. |
| Enviar respuesta al solicitante, con copia a la Entidad que le pueda interesar o que deba intervenir | - Profesional Universitario Obras Públicas - Técnico Operativo |
Oficio de respuesta, se adjunta acta de visita, Copia Electrónica en el GED, (Sistema de Gestión Documental ( Sy Qual 10)). |
El informe de respuesta, se envía al Peticionario o entidad solicitante, y además se compulsan copias a las entidades que, de acuerdo a su competencia, deban estar informadas del evento, deban pronunciarse al respecto o intervenir de acuerdo a la necesidad. |
| Actualizar Inventario de Necesidades Viales en la zona rural del Municipio de Manizales | - Profesional Universitario Obras Públicas - Técnico Operativo |
Base de Datos Inventario De Necesidades Viales de la zona rural del Municipio. |
Consignar en el inventario de necesidades viales de la Unidad de Vías Rurales de La Secretaria de Obras Públicas la cuantificación de cantidad de obra y valor. |
| A inicios del mes de septiembre de cada vigencia se realiza una relación de las necesidades que deben ser priorizadas en la vigencia siguiente la cual es presentada a la Secretearía de Planeación y la Secretaría de Hacienda con el fin de obtener la asignación de recursos. | - Profesional Universitario Obras Públicas - Secretario de Despacho Obras Públicas |
- plan de trabajo para proyectos de inversión municipal Cuadro de solicitud presupuesto siguiente vigencia fiscal, remitido por correo electrónico. Formato PIM-POR-FR 01 PLAN DE TRABAJO PARA PROYECTOS DE INVERSIÓN MUNICIPAL cuando se tenga definida la asignación de recursos. |
De acuerdo con las necesidades registradas en el inventario, se seleccionan las de nivel de prioridad alta y media, para solicitar los recursos presupuestales. Se debe tener en cuenta lo siguiente: - - Si se trata de construcción de obra nueva o que requiera análisis especializados se debe contar con estudios y diseños los cuales deben ser contratados mediante concurso de méritos o mínima cuantía, a su vez estos deben contar con una interventoría externa si se considera necesario de acuerdo con el alcance técnico del objeto contractual. - - Si la obra debe contratarse por la modalidad de licitación pública obligatoriamente debe tener una interventoría externa contratada mediante la modalidad de concurso de méritos o mínima cuantía. - - Para los contratos de obra realizados mediante la modalidad de selección abreviada de menor cuantía o mínima cuantía debe analizarse desde el punto de vista técnico y las características particulares de cada proyecto, la necesidad de contar con una interventoría externa. En la elaboración del presupuesto debe contemplarse los diferentes contratos que se requieren para llevar a cabo un proyecto de alta complejidad. |
| -Planeación del proyecto | - Profesional Universitario Obras Públicas - Secretario de Despacho Obras Públicas - Técnico Operativo |
- certificado del plan anual de adquisiciones - certificar proyectos inscritos en el bpim - certificado de disponibilidad presupuestal cdp Documentos precontractuales proyectados. |
Verificar que el proyecto se encuentre registrado en el plan de trabajo de inversión municipal de la respectiva vigencia de lo contrario no podrá ejecutarse. Si se trata de un proceso de estudios y diseños debe elaborarse en primera medida el análisis del sector con el fin de conocer posibles proponentes y presupuesto requerido, y con estos elaborar los demás documentos precontractuales. Si se trata de una construcción de obra nueva, debe tenerse los estudios y diseños revisados y aprobados antes de adelantar el proceso de Licitación Pública, y de forma paralela el proceso de interventoría. Si se trata de obras de mantenimiento, mejoramiento y rehabilitación de la malla vial rural que no requiere estudios y diseños, debe evaluarse la necesidad de contratar interventoría externa para realizar el seguimiento técnico, administrativo, financiero y jurídico, y realizar la estructuración de los documentos precontractuales. En la estructuración de los documentos precontractuales de las diferentes modalidades debe tenerse cuidado en la definición de la necesidad en los estudios previos la cual debe justificar la objeto de la consultoría u obra a realizar, adicionalmente debe realizarse el análisis de riesgos los cuales deben ser consignados y evaluados en la matriz de riesgos del proceso contractual dando cumplimiento al principio de planeación contractual. |
| - Documentos del proceso precontractual | - Profesional Universitario Obras Públicas - Técnico Operativo |
GED de contratación |
Después de tener los documentos estructurados, se cargan mediante el GED de Contratación para la revisión de la Secretaría Jurídica y continuar con el proceso contractual en la plataforma Secop II. |
| - Implementar el proceso de la Secretaria Jurídica CÓDIGO PSI-SJM-002 SERVICIOS JURIDICOS en el componente "Contratación de Bienes, Servicios y Obras Públicas" | - Profesional Universitario Obras Públicas - Técnico Operativo - Auxiliares Administrativos |
- hoja de chequeo para el control de procesos contractuales - publicar documentos contractuales en el secop - acta de cambio de supervisor y/o interventor - acta de iniciación para procesos contractuales - acta de liquidación para contratos de obra pública - acta de liquidación para contratos de prestación de servicios o compraventa - acta de pago parcial para contratos de prestación de servicios, compraventa y/o convenios - acta de recibo final para contratos y/o convenios - acta de recibo parcial para contrato de obra pública - acta de reinicio de contratos suspendidos - acta de suspensión para contratos - preacta de obra pública - registro de asistencia a procesos precontractuales - informe de supervisión y/o interventoría para contratos - informe de supervisión y/o interventoría para contratos de obra pública - requisitos estandarizados para la contratación de obra pública - manual de contratación de la alcaldía de manizales - acta de iniciación para contrato de obra pública - decreto 0346 de 2017 - elaborar la resolución aprobatoria de garantía única - convenio de precios para contratos de obra pública - decreto 0181 de 2017 |
Dando cumplimiento a lo establecido en el procedimiento dela Secretaria Jurídica CÓDIGO PSI-SJM-002 SERVICIOS JURIDICOS en el componente "Contratación de Bienes, Servicios y Obras Públicas". |
| 8. CONTENIDO |
| LISTA DE VERSIONES | ||||||
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ELABORÓ |
REVISÓ |
APROBÓ |
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